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3 Tipps für mehr Produktivität im Job

3 Tipps für mehr Produktivität im Job

Manchmal – mit Vorliebe montags – geht man ins Büro, setzt sich an den Schreibtisch, steckt seine Nase in die Arbeit, schuftet, tippt, hackelt rein [wie man bei uns in Österreich so schön sagt] und trotzdem geht nichts weiter. Man ist die ganze Zeit am tun, hat keine Zeit für irgendwas anderes, selbst die Mittagspause wird gekürzt und am Ende des Tages ist die To-Do-Liste eher länger statt kürzer. Zu allem Überfluss geht die Kollegin auch noch früher als man selbst aus dem Büro und zur gehetzten Stimmung kommt auch noch ein leicht depressives Gefühl, weil die Arbeit über Kopf zu wachsen droht und man die Ziffern auf der Überstundenliste schon nach oben rattern sieht. Bye bye früher Feierabend.

So geht es uns allen – egal ob selbständig, Vollzeitblogger, Angestellte oder Studentin mit Nebenjob. Manchmal habe ich das Gefühl ich müsste mich zweiteilen und würde trotzdem nicht alle Tasks auf meiner To-Do-Liste schaffen. Dabei sind es manchmal nur Kleinigkeiten, die uns bremsen, die uns dazwischenpfuschen und die wir vor allem schnell ausschalten und unsere Produktivität steigern können. In meinem Job ist oft schnelles Reaktionsvermögen gefragt, ich habe selten die Zeit etwas ein paar Tage liegen zu lassen, deshalb habe ich mir über die Jahre, die ich nun schon selbständig bin ein paar Dinge angewöhnt, die mir wirklich helfen produktiver zu sein. Heute möchte ich daher im Rahmen meiner nigelnagelneuen „Hey, Busy Monday“-Serie 3 Tipps für mehr Produktivität im Job mit euch teilen.

 

Tipp 1:

Ablenkungen ausschalten

„Ping!“, macht das E-Mail-Programm. Eine Mail aus der Einkaufsabteilung. Büromaterial wird geordert und es wird gebeten mitzuteilen, was man braucht. Brauche ich etwas? Naja, nur mal schnell online nachschauen geht ja fix. Ah, einen neuen Locher könnte ich brauchen, meiner gibt bei mehr als 3 Blättern schon auf. Aber welche Farbe? Den Schwarzen oder den Pinken? Vielleicht doch lieber gelb, der leuchtet so schön. Hm, blau ist auch hübsch. Oh, dazu gibt es auch einen farblich passenden Hefter. Aber wenn ich schwarz nehme, passt das besser zum Schreibtisch. Weiß wäre neutraler, fällt mir gerade auf. Oh Mist, der ist gerade ausverkauft. Das ist ein Zeichen, dann gucke ich doch noch mal bei den bunten. Klick, klick, klick und schon sind 10 Minuten verstrichen, in denen man eigentlich nichts gemacht hat als sinnlos rumzuklicken.
Jetzt aber schnell wieder weiter arbeiten, schließlich will man ja auch was fertig bringen, die Deadline naht in großen Schritten. Deshalb erstmal Kaffee holen. Ahhhh, was ist denn das? Die gestern ausgedruckte Präsentation liegt noch im Drucker. Die sollte ich aber abheften. Mache ich mal schnell. Mist, Klammern leer, muss also fix ins Lager laufen und neue holen. Und schon wieder sind 10 Minuten verstrichen.
Zurück am Schreibtisch macht es erneut „Ping!“ und eine Mail einer Kundin kommt an. Sie bittet um Terminvorschläge für ein Meeting nächste Woche. Naja, kann ich ja schnell mal im Kalender nachsehen. Blätter, blätter, blätter – hmmm… Dienstag kann ich nicht, Mittwoch ginge, schreibe ich ihr gleichf. Ach nein, da war doch die Besprechung für die neue Webseite, geht doch nicht. Ich lösche Mittwoch und suche einen anderen Termin, tippe die Mail an die Kundin erneut und werfe einen Blick auf die Uhr. Weitere 10 Minuten sind verstrichen. Insgesamt 30 Minuten, in denen ich mich mit Kleinigkeiten, mit Unwichtigem rumgeschlagen habe, das ich auch noch locker später, wenn ich meine Konzentration nicht mehr so dringen brauche, erledigen hätte können.

Ablenkungen, auch wenn sie nur ganz kurz sind, sind richtige Zeitfresser. Man glaubt, man hat nur mal schnell ein bis zwei Minuten investiert, doch meistens trügt das Zeitgefühl und es sind viel mehr. Deshalb ganz wichtig: Wenn man etwas Dringendes zu erledigen hat oder konzentriert arbeiten möchte: Ablenkungen ausschalten. In solchen Phasen stelle ich meine akustische E-Mail-Benachrichtigung schon mal für zwei bis drei Stunden auf lautlos und checke in der Zeit keine Mails. Wenn etwas so dringend ist, dass es keine zwei Stunden warten kann, dann ruft mich die betreffende Person bestimmt an. Alles andere kann ich auch noch danach erledigen. Ich achte auch darauf, dass ich unwichtigere Arbeiten aus dem Blickfeld geräumt habe, Tee oder Kaffee schon bereit steht und ich mich so voll und ganz auf meine Aufgabe konzentrieren kann.

 Tipps fuer mehr Produktivitaet im Job
Bild by Jeff Sheldon via Unsplash

 

Tipp 2:

To-Do-Listen mit Priorität

To-Do-Listen sind gut. To-Do-Listen mit Priorität sind besser. Meine Listen sind oft so lang, dass ich ein bisschen deprimiert werde, wenn ich sie mir ansehe – vor allem, weil ich echt so gut wie alles aufschreibe. Dabei ist aber längst nicht alles gleich wichtig, manches auch eher unwichtig, ich darf es nur nicht vergessen. Deshalb habe ich mir ein 3-Spalten-System angewöhnt. Ich schreibe mir jedes To-Do gleich auf, sobald es anfällt. In die 1. Spalte kommen alle Aufgaben und Projekte, die wirklich dringend sind, für die es Deadlines gibt und die daher umgehend bzw. noch am selben Tag erledigt werden müssen. In die 2. Spalte kommen die Dinge, die ich am Ende des Arbeitstages machen bzw. evtl. auch auf den nächsten Tag verschieben kann. In die 3. Spalte schreibe ich all jene Aufgaben, die ich zwar machen muss, aber für die es keinen wirklichen zeitlichen Rahmen gibt.

 

Ein Beispiel:

Spalte 1: Druckdaten für das Inserat der Nervig GmbH bis spätestens 11.00 Uhr an die Zeitung schicken.

Spalte 2: Terminvorschläge für Kickoff-Meeting mit der Firma Superduper heute im Laufe des Tages senden.

Spalte 3: App runterladen, mit der man verschiedene Agenturleistungen vergleichen kann.

So behalte ich immer im Überblick, was wirklich dringend erledigt werden muss und was noch etwas Zeit hat. Es passiert mir nicht, dass ich wichtige Deadlines übersehe, was dann meine restliche Planung über den Haufen wirft. Außerdem kann man Dinge der Spalte 2 und 3 einfach auf den nächsten Tag schieben, ohne dass man ein schlechtes Gewissen haben muss, wenn man mal früher geht oder aus diversen Gründen nur die Dinge aus Spalte 1 schafft.

Tipps fuer mehr Produktivitaet im Job 3
Bild by Alejandro Escamilla via Unsplash

 

Tipp 3:

Ungeliebte Arbeiten gleich erledigen

Ihr kennt das bestimmt. Es gibt Dinge, die mag man einfach nicht machen und schiebt sie tagelang vor sich her. Einmal pro Woche habe ich bestimmt irgendwas, vor dem ich mich am liebsten drücken würde. Aber auch wenn man den Punkt auf der To-Do-Liste immer wieder nach hinten verschiebt, er macht sich nicht von selbst und irgendwann hat man dann vielleicht einen genervten Kunden der anruft und fragt, wann er denn nun endlich mit den Entwürfen rechnen kann. Eine Kollegin die sich beschwert, dass sie nicht weiterarbeiten kann, weil eine Vorarbeit, die man ständig vor sich hin schiebt noch nicht gemacht wurde und ihr nun fehlt. Oder man sitzt am Freitag Nachmittag noch im Büro und erledigt diese Aufgaben mit einem mürrischen Blick, weil alle anderen schon im Wochenende sind und man das eben noch für diese Woche versprochen hatte. Ich hasse sowas. Außerdem hat man diese Dinge dann ständig im Hinterkopf und denkt immer daran, dass man das ja noch machen muss – bäh! Deshalb habe ich mir angewöhnt, solche lästige Dinge maximal einen Tag zu verschieben und dann sofort in der Früh zu machen. Meistens ist man ohnehin viel schneller fertig als man glaubt und das Gefühl, wenn man die Sache endlich erledigt hat ist wunderbar befreiend. Außerdem ist diese Vorgehensweise eine gute Basis für den restlichen Arbeitstag. Man ist dann stolz auf sich, weil man die Aufgabe erledigt hat und dann geht’s gleich positiver weiter. Versucht es einmal. Ich verspreche euch, ihr fühlt euch danach wirklich viel besser.

Tipps fuer mehr Produktivitaet im Job 2
Bild by Jeff Sheldon via Unsplash

 

Ich würde mich freuen, wenn meine 3 Tipps für mehr Produktivität im Job hilfreich für euch sind und lasst es mich wissen, wie ihr solche Posts am Blog findet. Ich würde nämlich gerne in Zukunft immer mal wieder über das Thema Office, Arbeiten und drumherum schreiben. Wenn ihr Lust habt, könnt ihr euch auch meine 5 Tipps für besseres Zeitmanagement durchlesen, die ich vor einiger Zeit gepostet habe.

 

 

7 comments

  1. Liebe Viktoria,
    vielen Dank für diesen Artikel. Genau die richtige Motivation für einen scheinbar endlosen Tag im Büro. Und die Ablenkung ist nur einen Klick entfernt.
    Den Tipp mit der mehrspaltigen To-do-Liste werde gleich mal ausprobieren.
    Ich lese Deinen Blog sehr gern, mag Deine Mischung der Inhalte. Und ich kann mich darin auch gut wiederfinden (30+, Bürojob mit Kundenkontakt, reiseaffin, Auslandsösterreicherin).
    Viel Erfolg für Deine Arbeit und Deinen Blog, ich hoffe, ich kann noch lange etwas von Dir lesen.
    Liebe Grüße aus Hamburg,
    Claudia

  2. Oh Gott jaaaa.. gerade Punkt 3 kenn ich leider viel zu gut – ich schiebe immmmer alles vor mir her – so lange, bis es dann gar nicht mehr anders geht. Und trotzdem denke ich immer an die ungeliebten Arbeiten und kann das nicht ausblenden. Dabei sind die Arbeiten ja wirklich im Endeffekt nur halb so schlimm.. bzw auch wenn sie schlimm sind, ist das Gefühl danach so unheimlich toll..
    Den Tipp mit den drei To-Do-Listen-Spalten find ich übrigens total hilfreich – meine To-Do-Liste erschlägt mich immer halb, weil da so arg viel draufsteht.

    Alles Liebe, Katii

  3. Danke für die hilfreichen Tipps! Die 3-Spalten To-Do-Liste werde ich morgen gleich ausprobieren, im Moment ist meine nämlich überhaupt nicht mehr übersichtlich
    Alles Liebe,
    Christine

  4. So schön geschrieben und wunderbar motivierend um ehrlich zu sein!
    Würde mich freuen, noch mehr solcher Posts zu lesen. 🙂

    Bisera x

  5. Schöne simple Tipps, die garantiert helfen.

  6. Die kommen wie gerufen! 😉

  7. Finde den post total gelungen und du hast mit allem so recht!
    Vor allem mit den To-Do Listen! Die helfen unwahrscheinlich, und das
    abhacken danach macht einfach mega viel Freude 🙂

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